Microsoft 365 Copilot für KMU: Was ist bereits enthalten – und wann brauche ich mehr?

Wer sich aktuell mit Microsoft 365 beschäftigt, begegnet dem Begriff Copilot an vielen Stellen: in Outlook, in der Microsoft-365-App, in Teams und zunehmend auch direkt in Word, Excel oder PowerPoint.

Das führt schnell zu der Frage:

Brauche ich dafür eine zusätzliche Copilot-Lizenz?

Die Antwort lautet: nicht unbedingt.

Microsoft stellt für berechtigte Microsoft-365-Business-Konten bereits Copilot Chat bereit. Damit können Unternehmen verschiedene KI-Funktionen nutzen, ohne jedem Mitarbeiter sofort eine zusätzliche Copilot-Lizenz zuzuweisen.

Was ist bei Microsoft 365 bereits enthalten?

Mit einem berechtigten Microsoft-365-Business-Konto steht Copilot Chat grundsätzlich bereits zur Verfügung.

Damit lassen sich beispielsweise:

• allgemeine Fragen beantworten
• Informationen aus dem Web recherchieren
• hochgeladene Dateien analysieren und zusammenfassen
• Texte formulieren oder überarbeiten
• Inhalte strukturieren oder zusammenfassen
• bestimmte Copilot-Funktionen in Outlook verwenden

Für viele alltägliche Aufgaben ist das bereits ein guter Einstieg in die Arbeit mit KI.

Besonders interessant: Copilot in Outlook

Outlook ist für viele Unternehmen der zentrale Arbeitsplatz für E-Mails, Termine und Besprechungen. Genau dort wird Copilot zunehmend interessanter.

Auch ohne zusätzliche Copilot-Lizenz kann Copilot Chat in Outlook bei berechtigten Konten bereits mit Informationen aus Posteingang, Kalender und Besprechungen arbeiten.

Mögliche Fragen könnten beispielsweise sein:

• „Welche wichtigen E-Mails habe ich heute erhalten?“
• „Wann habe ich meinen nächsten Termin mit diesem Kunden?“
• „Fasse mir diesen E-Mail-Verlauf zusammen.“
• „Erstelle einen höflichen Antwortentwurf auf diese Nachricht.“

Gerade bei einem gut gefüllten Posteingang kann das bereits spürbar Zeit sparen.

Was bringt die zusätzliche Microsoft-365-Copilot-Lizenz?

Der wesentliche Unterschied liegt im Zugriff auf den vorhandenen Arbeitskontext.

Ohne zusätzliche Lizenz arbeitet Copilot Chat hauptsächlich mit Webinformationen, hochgeladenen Dateien und einem eingeschränkten Arbeitskontext.

Mit einer zusätzlichen Microsoft-365-Copilot-Lizenz kann Copilot wesentlich umfassender mit Informationen aus Microsoft 365 arbeiten.

Was kann Microsoft 365 Copilot zusätzlich einbeziehen?

Mit der erweiterten Copilot-Lizenz kann der Arbeitskontext deutlich umfangreicher werden.

• E-Mails und Postfächer
• Teams-Chats
• Besprechungen
• Kalenderinformationen
• Dokumente in Microsoft 365
• Informationen aus SharePoint und OneDrive
• weitere Inhalte, für die der Benutzer bereits berechtigt ist

Dadurch kann Copilot Informationen aus mehreren Quellen miteinander verbinden und wesentlich umfassendere Antworten liefern.

Ein praktisches Beispiel

Angenommen, Sie möchten sich auf ein Kundengespräch vorbereiten.

Mit Copilot Chat können Sie beispielsweise eine Datei hochladen und sich deren Inhalt zusammenfassen lassen oder allgemeine Informationen recherchieren.

Mit Microsoft 365 Copilot kann der Arbeitskontext deutlich umfangreicher sein. Copilot kann dann – abhängig von Berechtigungen und verfügbarer Funktion – beispielsweise Informationen aus E-Mails, Dokumenten, Chats und Besprechungen zusammenführen.

Bereite mich auf das Gespräch mit Kunde XY vor.

Aus einer solchen einfachen Anfrage kann dadurch eine wesentlich umfangreichere Antwort entstehen.

Copilot kann beispielsweise relevante Informationen aus einem E-Mail-Verlauf, einer Präsentation, Besprechungsnotizen und weiteren Microsoft-365-Daten zusammenführen.

Braucht deshalb jeder Mitarbeiter eine zusätzliche Lizenz?

Aus meiner Sicht: nein.

Gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen ist es sinnvoller, zuerst zu überlegen, welche Mitarbeiter tatsächlich regelmäßig von den erweiterten Funktionen profitieren.

Besonders interessant kann Microsoft 365 Copilot beispielsweise für Mitarbeiter sein, die:

• täglich sehr viele E-Mails bearbeiten
• häufig an Besprechungen teilnehmen
• mit umfangreichen Dokumenten arbeiten
• regelmäßig Informationen aus verschiedenen Quellen suchen
• Berichte, Präsentationen oder Zusammenfassungen erstellen
• viel Zeit mit administrativen Aufgaben verbringen

Für andere Mitarbeiter können die bereits enthaltenen Möglichkeiten von Copilot Chat vollkommen ausreichend sein.

Wichtig: Copilot sieht nicht automatisch alles

Bei der Einführung von Copilot sollte ein wichtiger Punkt nicht vergessen werden: Bestehende Berechtigungen bleiben entscheidend.

Copilot kann nur auf Informationen zugreifen, auf die der jeweilige Benutzer grundsätzlich Zugriff hat.

Genau deshalb lohnt sich vor einem größeren Copilot-Rollout auch ein Blick auf die bestehende Microsoft-365-Struktur:

• Wer hat Zugriff auf welche SharePoint-Bereiche?
• Welche Teams und Gruppen existieren?
• Welche Dateien sind möglicherweise zu großzügig freigegeben?
• Sind sensible Informationen korrekt geschützt?

KI macht eine gute Berechtigungsstruktur deshalb nicht weniger wichtig, sondern eher noch wichtiger.

Warum Berechtigungen durch Copilot stärker auffallen können

In klassischen Microsoft-365-Umgebungen bleiben falsch gesetzte Berechtigungen manchmal lange unbemerkt.

Ein Benutzer könnte theoretisch Zugriff auf eine Datei haben, weiß aber möglicherweise gar nicht, dass diese Datei existiert oder wo sie liegt.

Copilot kann Informationen leichter auffindbar machen und vorhandene Inhalte miteinander verbinden.

Das ist einerseits ein großer Vorteil, bedeutet andererseits aber auch, dass Unternehmen ihre bestehenden Freigaben und Berechtigungsstrukturen ernst nehmen sollten.

Mein Ansatz für kleine und mittlere Unternehmen

Ich würde Microsoft 365 Copilot nicht nach dem Prinzip „entweder für alle oder für niemanden“ einführen.

Sinnvoller ist ein schrittweiser Ansatz.

1. Zuerst prüfen, welche Copilot-Funktionen im vorhandenen Microsoft-365-Abonnement bereits zur Verfügung stehen.
2. Copilot Chat im Arbeitsalltag ausprobieren.
3. Konkrete Anwendungsfälle identifizieren, bei denen regelmäßig Zeit eingespart werden kann.
4. Bestehende Microsoft-365-Berechtigungen überprüfen.
5. Erweiterte Copilot-Lizenzen gezielt für jene Mitarbeiter einsetzen, die tatsächlich davon profitieren.

So lässt sich der Nutzen realistisch beurteilen, ohne unnötig zusätzliche Lizenzen einzusetzen.

Für wen kann Microsoft 365 Copilot besonders interessant sein?

Nicht jede Tätigkeit profitiert im gleichen Ausmaß von Copilot. Besonders interessant wird die erweiterte Variante dort, wo viele Informationen verarbeitet werden müssen.

Wann reicht Copilot Chat möglicherweise aus?

Nicht jeder Benutzer benötigt den vollständigen Microsoft-365-Kontext.

Wenn Copilot hauptsächlich für allgemeine Fragen, Textentwürfe, Recherche oder die Analyse einzelner hochgeladener Dokumente verwendet werden soll, können die bereits enthaltenen Möglichkeiten oft schon sehr nützlich sein.

Gerade deshalb lohnt sich ein Test mit den vorhandenen Funktionen, bevor zusätzliche Lizenzen verteilt werden.

Meine Empfehlung

Copilot kann im Arbeitsalltag durchaus Zeit sparen. Der größte Nutzen entsteht aber nicht dadurch, dass möglichst viele Mitarbeiter eine Lizenz bekommen.

Entscheidend ist vielmehr, konkrete Anwendungsfälle zu finden.

• Welche Aufgaben kosten regelmäßig viel Zeit?
• Wo müssen Informationen aus mehreren Quellen zusammengetragen werden?
• Welche Mitarbeiter arbeiten täglich mit vielen E-Mails und Dokumenten?
• Wo entstehen regelmäßig Besprechungsnotizen oder Zusammenfassungen?
• Welche bereits enthaltenen Copilot-Funktionen werden bisher noch gar nicht genutzt?
• Sind die vorhandenen Microsoft-365-Berechtigungen sauber aufgebaut?

Danach lässt sich wesentlich besser entscheiden, wo Microsoft 365 Copilot tatsächlich einen Mehrwert bringt.

Fazit: Copilot sinnvoll statt flächendeckend einsetzen

Microsoft Copilot ist längst nicht mehr nur eine zusätzliche KI-Funktion, die separat gekauft werden muss.

Viele Unternehmen können mit den bereits enthaltenen Möglichkeiten von Copilot Chat beginnen und erste Erfahrungen sammeln.

Die zusätzliche Microsoft-365-Copilot-Lizenz wird vor allem dann interessant, wenn Copilot umfassend mit dem vorhandenen Arbeitskontext arbeiten soll – also mit E-Mails, Chats, Besprechungen, Dokumenten und weiteren Microsoft-365-Daten.

Für kleine und mittlere Unternehmen muss daraus aber keine „Alles-oder-nichts“-Entscheidung werden.